Απαραίτητο έντυπο είναι τα registration forms, τα οποία θα πρέπει να συμπληρώνονται κατά την άφιξη του πελάτη στο ξενοδοχείο. Καταγράφονται όλα τα απαραίτητα στοιχεία του πελάτη, τις ημέρες διαμονής του, τους όρους πληρωμής, τις ώρες άφιξης αλλά και αναχώρησης (check in – check out), τις πληροφορίες κράτησης δωματίου κ.α.